Depuis la fermeture de l’université, tous les services administratifs se sont mobilisés. L’ensemble de l’organisation de l’université est aujourd’hui en cours de stabilisation.
« Chaque service travaille à la mise en place de son Plan de continuité d’activité (PCA). A noter que ces plans ont été élaborés dans un temps remarquable et sont aujourd’hui partagés avec les représentants des personnels », explique Frédéric Dehan, Directeur général des services. Ils se résument aux fonctions vitales, celles qui sont nécessaires à la vie de l’institution en mode dégradé, en fonction de cette crise particulière : protéger les personnels, assurer les salaires, la maintenance de certains bâtiments, l’appui au cœur des métiers formation et recherche dans leurs activités, l’accompagnement des étudiants en mobilité ou en stage, la communication interne et externe. « La Direction du numérique continue à être extrêmement mobilisée par la situation globale de télétravail et l’accès aux outils de travail numériques propres à chaque service. Par ailleurs, les quelques personnels dont l’activité nécessite certains déplacements sur site sont aujourd’hui clairement identifiés et disposent d’une autorisation de déplacement dérogatoire. »
L’ensemble des réunions institutionnelles prévues ont été reportées et se dérouleront sous des formes adaptées, pour suivre les instructions du président de la République. Seul le Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) continue à se réunir à l’initiative de la gouvernance ou des représentants des personnels. Trois réunions ont eu lieu depuis la fermeture de l’université, dont la dernière par téléphone, hier soir. « Elles ont pour but de tenir informé le comité de la situation comme de la mise en place des PCA et des mesures prises. »
Une cellule de crise, présidée par le président de l’université, est mobilisé au jour le jour par visioconférence ou téléphone. Elle comprend les vice-présidents Stratégie, Formation, Recherche, Patrimoine, Ressources humaines, International, le DGS et les directeurs généraux adjoints, le Directeur général adjoint à la sécurité, le directeur de cabinet, la directrice de la communication, les deux médecins (celui de la médecine du travail et celui de la vie universitaire). Des experts peuvent y participer selon les sujets abordés. « Cette réunion a pour but de faire des points de situation et de prendre les décisions collégialement, quand cela est nécessaire. Des décisions que nous mettons en œuvre le plus rapidement possible », ajoute Frédéric Dehan.